Кроки експертизи цінності документів

Експертна комісія (ЕК) працює на підставі:

• Положення про експертні комісію;
  
• наказу про затвердження Положення про експертну комісію та її склад;
  
• плану роботи ЕК.

ЕК працює відповідно до річного плану, який складають перед початком
нового ділового року

Відокремте несформовані справи поточного року. Решту – на експертизу. Визначте, в якій послідовності розглядатимете справи: спочатку – найважливіші, потім – з документами оперативно-довідкового характеру.

Наприклад:

• локальні нормативні акти – інструкції, положення, правила тощо;
  
• накази;
  
• плани та звіти;
  
• акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи;
  
• листи.

Забороняється проводити експертизу цінності документів лише за заголовками справ на обкладинках. Кожну справу перегляньте поаркушно.
Перевірте, чи відповідають справі вид, тематика та строк зберігання вміщених до неї документів.

        Для зберігання відбирайте оригінали документів, і лише за їх відсутності – засвідчені копії.

Видаліть зі справ постійного та тривалого строків зберігання:

• особисті нотатки і чернетки;
  
• неоформлені копії;
  
• супровідні листи, які не доповнюють зміст основного документа;
  
• реєстри документів для розсилання;
• дублікати.

      Дублікати зберігайте, якщо вони містять цінні відмітки, відсутні в оригіналах, або якщо оригінали мають незадовільний стан. Приберіть зі справ металеві кріплення – скріпки, скоби, біндери. Вилучте документи, які не стосуються справи або мають розбіжні строки зберігання.

Наприклад, відокремте документи тимчасового зберігання від документів, які підлягають тривалому зберіганню.
Строки зберігання визначайте за Переліком типових документів що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

       Документи постійного/тривалого строків зберігання, відокремлені від документів тимчасового зберігання, долучіть до однорідних справ або об'єднайте в самостійні справи.

У результаті експертизи цінності отримуємо справи:

• постійного зберігання – лише у закладах, які віднесено до джерел формування Національного архівного фонду;
•  тривалого зберігання – понад 10 років;
  
•  тимчасового зберігання – до 10 років включно;
  
•  які підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків зберігання.
  

     Справи постійного/тривалого зберігання передаємо в архів закладу.

     Справи тимчасового зберігання зберігаємо в підрозділах.

     Перш ніж передавати в архів, оформте справи відповідно до вимог, визначених у главі 2 розділу VI Правил № 1005.

     Зведений опис тривалого (понад 10 років) зберігання складається у трьох примірниках. До нього включаються також справи, які за номенклатурою справ мають строк зберігання «до ліквідації закладу». Після схвалення ЕК закладу примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує керівник закладу. Перший примірник опису зберігається в закладі як недоторканий, другий – є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.

      Унормовану форму опису справ тривалого зберігання подано в додатку 21 до Правил № 1000/5

Приклад заповнення опису (фрамент)

     Опис справ з кадрових питань складається у двох примірниках. До опису справ з кадрових питань включайте справи, які сформували відділ кадрів, служба охорони праці та бухгалтерія тощо.

      Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності:

• накази керівника закладу з кадрових питань;
• накази керівника закладу з руху учнів/вихованців;
• облікові документи;
• списки учнів/вихованців (алфавітна книга учнів/вихованців);
• журнали реєстрації наказів з кадрових питань;
•  особові справи працівників;
• контракти, трудові договори;
•  бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, в разі їх відсутності – розрахункові відомості із зарплати);
• документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
• документи про проведення державної атестації;
• книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту; атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні»;
• документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);
• журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;
• журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;
• журнал реєстрації наказів з руху учнів/вихованців;
• незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).

     Особові справи вносяться до опису за роком звільнення працівника і систематизуються за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.

     Заклад описи справ з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК закладу подає на розгляд ЕК архівного відділу Конотопської міської ради.

     Унормовану форму опису справ з кадрових питань подано в додатку 22 до правил № 1000/5

Приклад заповнення опису

     На підставі номенклатури справ складіть акт про вилучення для знищення документів, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків зберігання.

Акт та описи справ мають розглянути:

1. ЕК закладу;
2. ЕК архівного відділу Конотопської міської ради

      Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником закладу.

ПІСЛЯ ЗАТВЕРДЖЕННЯ АКТА ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

ЗАКЛАД МАЄ ПРАВО ЗНИЩИТИ ДОКУМЕНТИ.

      1. У межах архівного фонду першому річному розділу зведеного опису справ кожного виду надається номер. До опису з кадрових питань (особового складу) додають літерні індекси «к» або «о/с», описам справ тривалого (понад 10 років) зберігання – літерний індекс «т», наприклад:
           опис № 1 справ постійного зберігання,
           опис № 2-к з кадрових питань (особового складу),
           опис № 3-т тривалого (понад 10 років) зберігання.

      2. Усі наступні річні розділи зведеного опису справ будуть мати цей самий номер до складення закінченого опису, при цьому після номера кожного наступного річного розділу опису справ у дужках зазначається слово «продовження», наприклад: «Опис № 1-Т (продовження) справ тривалого зберігання».

     3. Не дозволяється надавати описам однакові облікові номери, наприклад, два описи № 1 постійного строку зберігання, а також надавати їм літерні індекси «а», «б» тощо.

     4. Номер вибулого опису іншим описам не присвоюється.

     5. Облік описів справ в архіві установи здійснюється відповідно до пункту 5 глави 4 розділу X Правил 1000/5.

     Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999