Якість документування діяльності закладу та зберігання архіву значною мірою залежать від організації зберігання документів, зокрема від їх систематизації та класифікації. Швидкий пошук потрібних документів можливий лише за умови їх чіткої науково обґрунтованої класифікації, що позначається також на подальшому зберіганні документів та користуванні ними в архівах.
Тому, 25 січня 2022 року було проведене консультування з теми «Номенклатура справ закладу освіти» для директорів закладів освіти та відповідальних за ведення діловодства закладу, директором Центру Професійного розвитку педагогічних працівників Конотопської міської ради. Гана Мещишена проаналізувала документи, які регламентують складання номенклатури справ («Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах й організаціях», «Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти»), як документа багатоцільового призначення, що являє собою план розподілу документів після їх виконання у справи і таким чином визначає систему зберігання документів в установі. Також присутні мали можливість ознайомитись з прикладами оформлення номенклатури справ та порядком її погодження експертною комісією (ЕК) управління освіти, способами оформлення документів. Було опрацьовано лист МОН від 03.10.2018 № 1/9-596, містить примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання. Під час зустрічі було наголошено про важливість створення у закладі освіти експертної комісії для проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві.
Наприкінці зустрічі Ганна Мещишена відповіла на питання, які виникли у присутніх та були визначені теми наступних консультацій, щодо ведення документації закладу освіти.
